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The means justifies the ends

取締役会資料の電子化 [インフォテリアのHandbook]

取締役会の風景
役員全員 iPad
今朝 Twitter でツイートしましたが、今日はインフォテリアの定例の取締役会。
インフォテリアでは今日から紙の討議資料をやめて、役員全員に配った iPad の画面上の資料を見ながら会議を進めることになりました。 資料を配付するのに使っているアプリは自社製品の Handbook。ブラウザ上の編集画面から資料を入力・編集したり、PDF を添付したりして、それがネットワーク越しに全員に配られるしかけです。
Handbook って、電子出版のツールみたいに見ている方も多いと思いますけど、本領を発揮するのは、こういった社内出版というか組織内の資料の配布だと思う。

実際使ってみると、なかなか快適です。
役員会の資料って、たいていどこでも、小さな文字がたくさん並んでいて老眼気味になってきた目にはつらい。それから、量が多くて、持って帰って保管しておくだけでも面倒。後から探し出して参照するのも大変。年数が経って廃棄するときもさすがに燃えるゴミにそのまま出すわけにもいかない。
そういった細かい悩みからすぱっと解放されるのはかなりうれしいです。

他の各社さんも導入してくれるとうれしいなあ……と、流しの会社役員は思いました。

コメント

ootaharaさんのコメント:

議事録も電子ファイルに電子捺印でしょうか?
2010/7/14 11:36

樋口 理さんのコメント:

> 議事録も電子ファイルに電子捺印でしょうか?
そんなことは、ありません。
2010/7/14 12:21

ootaharaさんのコメント:

議事録が紙でしたら、資料も1部だけ紙にプリントして保管するのでしょうか?
2010/7/14 16:27

樋口 理さんのコメント:

> 議事録が紙でしたら、資料も1部だけ紙にプリントして保管するのでしょうか?

さあ、どうでしょうね。議事録と違って保管の義務はありませんから、わざわざプリントして保管する意味もないような気はしますが…どっちでもいいんじゃないでしょうか?
2010/7/15 00:19

ootaharaさんのコメント:

明快な解説をありがとうございます。

今の勤務先では、資料の一部が金融商品取引法の監査対象となってしまい、5年間保管する事になっております。
場所を取って困っています。倉庫の費用もバカになりません。
インフォテリアが羨ましいです。
2010/7/15 09:42

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